Een aannemer met een handvol bestelwagens in de regio heeft daar op een gegeven moment een vaste gewoonte in gekregen. De wagens staan op het terrein bij de zaak, of ze staan bij de medewerkers voor de deur. Meestal is dat zo gegroeid en is er nooit een besluit over genomen. Toch zit daar een verschil in dat elk jaar meetelt, in kilometers, in tijd en in de afspraken die je met je mensen hebt. Zeker als je werkgebied groter wordt dan de gemeente waarin je begonnen bent, is dat het bekijken waard.

Vanaf het terrein rijdt iedereen eerst dezelfde kant op

Staan alle wagens bij de zaak, dan begint elke werkdag met een rit naar het depot en eindigt hij met een rit terug. Voor een medewerker die in het werkgebied woont, betekent dat twee keer per dag een omweg. Tel dat over een jaar en over een aantal mensen op en het loopt hard op, zowel in kilometers als in betaalde tijd. Daar staat tegenover dat je materiaal en gereedschap centraal hebt en dat de wagens onder toezicht staan. Dat telt mee. Voor een bedrijf dat elke ochtend laadt vanuit hetzelfde magazijn, is die centrale opzet vaak de enige die werkt.

Bij de medewerker thuis verschuift de rekening

De omgekeerde opzet scheelt die dagelijkse omweg, en het levert een aantal andere vragen op. Woon-werkkilometers tellen mee in het kilometrage dat je per auto opgeeft, en overschrijding daarvan wordt achteraf verrekend. Daarnaast is er de vraag naar privégebruik, want boven de 500 privékilometer per kalenderjaar krijgt de medewerker met bijtelling te maken. Bij zakelijke lease is dat een afspraak tussen jou en je medewerker, dus die zet je op papier voordat de wagen mee naar huis gaat.

De opzet hoeft niet voor de hele vloot hetzelfde te zijn

Er is geen reden om één regel voor iedereen te hanteren. Een monteur die vanuit het noorden van de regio werkt, kan zijn wagen thuis houden terwijl de bus die dagelijks bij het magazijn wordt geladen op het terrein blijft. Bij XLLease staat het kilometrage per auto vast en niet per bedrijf, waardoor je die keuze per wagen kunt maken en per kostenplaats kunt terugzien in de rapportage. Zo betaal je voor de kilometers die er werkelijk zijn.

Zo bepaal je het per wagen

Zet per bestelwagen op een rij waar hij nu overnacht, waar de bestuurder woont en waar zijn werkgebied ligt. Reken uit hoeveel kilometer de dagelijkse omweg per week oplevert en zet dat naast de kilometers die je bespaart als de wagen bij de bestuurder thuis staat. Kijk daarna welke wagens elke ochtend bij het magazijn moeten zijn, want die staan het gunstigst op het terrein en hoeven geen omweg te maken. Leg voor elke wagen die mee naar huis gaat de afspraken over privégebruik en kilometers vast, en pas het opgegeven kilometrage bij de eerstvolgende vervanging daarop aan.