In de meeste organisaties is HR een afdeling waar het management weinig van merkt zolang het goed gaat. Contracten kloppen, salarissen worden uitbetaald, nieuwe medewerkers krijgen een laptop. Pas als het misgaat, wordt zichtbaar hoeveel er eigenlijk gebeurde.

Dat maakt uitval op een HR-sleutelpositie tot een probleem met vertraging. De gevolgen komen niet in week één, maar in maand drie. En dan zijn ze lastiger terug te draaien.

Wat er als eerste inschiet

Als een HR-afdeling te krap komt te zitten, verdwijnt het werk niet. Het verschuift naar wat het meest urgent is. De salarisadministratie blijft draaien, want die heeft een deadline. Nieuwe contracten worden opgesteld, want daar zit iemand op te wachten. Wat wegvalt is alles wat geen datum heeft: verzuimbegeleiding waar geen acute aanleiding voor is, gesprekken met leidinggevenden over teams die niet lekker lopen, het opvolgen van een medewerker die aangaf zich niet op zijn plek te voelen.

Dat zijn precies de dingen die later duur worden. Een verzuimdossier dat niet volgens de Wet verbetering poortwachter is opgebouwd, kan een werkgever een loonsanctie opleveren. Een medewerker die weggaat omdat niemand opvolgde wat hij aankaartte, kost een wervingstraject.

De rekening komt bij de leidinggevenden

Het tweede dat gebeurt is minder zichtbaar maar even belangrijk: leidinggevenden gaan HR-vraagstukken zelf oplossen. Dat is begrijpelijk, want wachten duurt te lang. Maar een teamleider die zelf een beoordelingsgesprek voert zonder dossier, of die op eigen houtje afspraken maakt over werktijden, creëert risico’s die pas opduiken als er een conflict is.

In organisaties waar HR een tijd onderbezet was, zie je dat terug in ongelijke afspraken tussen afdelingen. De ene manager was ruimhartig met thuiswerken, de andere niet. Dat rechttrekken kost later meer tijd dan het voorkomen ervan had gekost.

Waarom werven het probleem van nu niet oplost

De logische stap is een vacature openstellen. Terecht, maar het duurt.

Voor een HR-adviseur of HR-manager is drie tot zes maanden realistisch, inclusief opzegtermijn. In die periode loopt het werk verder achter. En de nieuwe medewerker begint niet op nul: die begint met een achterstand die eerst weggewerkt moet worden voordat er van vooruitkijken sprake kan zijn.

Voor organisaties waar HR uit één of twee mensen bestaat, en dat zijn er veel in het midden- en kleinbedrijf, is dat gat het grootst. Er is dan niemand om het van over te nemen.

De tussenoplossing en de valkuil ervan

Tijdelijke versterking is de meest gebruikte oplossing. Een interim HR-professional draait binnen dagen mee, heeft dit werk vaker gedaan, en vertrekt als het niet meer nodig is. Voor bedrijven die interim HR nodig hebben om een vacatureperiode te overbruggen, is dat vaak de snelste route terug naar rust.

Maar er zijn twee manieren waarop het misgaat. De eerste is een onduidelijke opdracht. Iemand inhuren “om mee te draaien” levert precies dat op. Zonder afspraak over wat er anders moet zijn na afloop, is de kans groot dat de organisatie na zes maanden op hetzelfde punt staat.

De tweede is geen overdracht. Kennis die alleen bij de interimmer zit, vertrekt met de interimmer mee. Dat voorkom je door vanaf de eerste week iemand van het vaste team mee te laten kijken, niet met een overdrachtsdocument aan het eind.

Wanneer je het niet moet doen

Er zijn situaties waarin tijdelijke inzet de verkeerde keuze is. Als de afdeling structureel te klein is voor het werk, lost een interimmer niets op. Dan verplaats je het probleem naar het moment waarop de opdracht afloopt, en heb je in de tussentijd het echte besluit uitgesteld.

Als er geen mandaat is, werkt het ook niet. Iemand die verantwoordelijk wordt gemaakt voor het verzuimbeleid maar niets mag veranderen, kost geld zonder resultaat.

En als het probleem eigenlijk in de leiding zit, bijvoorbeeld een manager die geen gesprekken voert of een directie die HR er niet bij haalt, dan verandert een extra paar handen daar niets aan.

Wat je vooraf zou moeten weten

Er is één vraag die de meeste problemen voorkomt: wat moet er anders zijn als deze persoon weggaat? Bij een goed antwoord is dat concreet. De verzuimdossiers zijn op orde. Het nieuwe HR-systeem draait. De beoordelingsronde is afgerond en het proces staat beschreven.

Bij een slecht antwoord is het: “dan is de vacature ingevuld.”

Dat kan een legitieme reden zijn, maar wees dan eerlijk dat het om continuïteit gaat en niet om verbetering. Dat onderscheid maken vóórdat iemand start, scheelt in de praktijk meer dan welke kandidaat je kiest.

Dit artikel kwam tot stand met input van Levvl, specialist in interim, detachering en werving binnen HR en supply chain.